云南省法律援助案件档案管理办法（试行）的通知

各州（市）司法局、档案局：

为加强和规范我省法律援助案件档案管理工作，省司法厅和省档案局根据《中华人民共和国档案法》、《云南省档案条例》等法律法规，结合我省实际，制定了《云南省法律援助案件档案管理办法（试行）》。现印发给你们，请认真贯彻执行。各级司法行政部门应根据本办法相关规定,将历年来本单位办理的法律援助案件档案交由同级档案管理部门保管，同级档案管理部门应做好法律援助案件档案接收、保管工作。

   云南省司法厅                云南省档案局

                   2014年10月17日

云南省法律援助案件档案管理办法（试行）的通知

第一章 总 则

第一条 为规范法律援助案件档案管理工作，根据 《中华人民共和国档案法》和司法部《办理法律援助案件程序规定》的有关规定，结合云南省法律援助工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称法律援助案件档案，是指依法办理法律援助案件中形成的，反映法律援助办案全过程，具有保存价值的文字、图表、声像、证人证言、物证等各种形式的历史记录。

第三条 法律援助机构、法律援助案件承办单位和人员应当严格按照本办法规定，做好法律援助案件档案管理工作，接受司法行政部门和档案管理部门的指导、监督和检查。

第二章 归档材料收集

第四条 法律援助案件材料，根据刑事案件、民事案件、行政案件等不同类别，一般按年度编号，采用一案一卷、一卷一号的原则立卷。

第五条 已办结的法律援助案件相关材料，由经办人收集整理装订形成卷宗后送法律援助机构统一立卷归档。法律援助申请材料和案件办理档案合并归档。

第六条 法律援助案件承办人应在受理案件后，注意收集与案件有关的各种文书及证据材料。结案后及时整理，发现缺漏和法律手续不完备的，及时补齐。

第七条 法律援助机构和承办人员办理法律援助案件（事项）过程中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录，都必须用耐久的书写材料（碳素墨水、兰黑墨水）书写、签发，要求字体工整、清晰。

第八条 立卷归档过程中，内容相同的材料一般只存一份，但有领导批示的材料除外。对已提交法院、仲裁机构或有关部门的证据材料，承办人员应当将其副本或复印件入卷归档。对不能附卷归档的实物证据，承办人员可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载入卷归档，分别保管。

第三章 卷内材料排列顺序

第九条 人民法院指定辩护的案件材料排列顺序：

（一）法律援助审批表；

（二）法律援助指派通知书；

（三）授权委托书；

（四）起诉书或上诉书；

（五）出庭通知书；

（六）阅卷笔录；

（七）会见笔录；

（八）有关证据材料；

（九）集体讨论意见（重大、疑难案件）；

（十）庭审笔录；

（十一）律师辩护意见；

（十二）判决书或者裁定书；

（十三）结案报告表；

（十四）案件补贴支付凭证；

（十五）其他应当立卷归档的材料。

第十条民事法律援助案件材料排列顺序：

（一）法律援助申请表；

（二）身份证复印件或者其他有效的证明材料。他人代理申请的，需提交代理权证明和代理人身份或者资质证明；

（三）经济困难的证明材料；

（四）与申请法律援助事项有关的材料；

（五）法律援助审批表；

（六）法律援助指派通知书；

（七）法律服务机构批办单；

（八）授权委托书；

（九）起诉书、上诉书或答辩书；

（十）会见当事人谈话笔录；

（十一）调查材料（证人证言、书证等证据）；

（十二）诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书；  

（十三）集体讨论记录（重大、疑难案件）；

（十四）出庭通知书；

（十五）代理词；

（十六）庭审笔录；

（十七）判决书、裁定书、调解书、上诉书；

（十八）法律援助案件结案报告表；

（十九）案件补贴支付凭证；

（二十）其他应当立卷归档的材料。

 第十一条 刑事法律援助案件材料排列顺序：

（一）法律援助申请表；

（二）身份证复印件或者其他有效的证明材料。他人代理申请的，需提交代理权证明和代理人身份或者资质证明；

（三）申请人的经济状况困难证明；

（四）与申请法律援助事项有关的材料；

（五）法律援助审批表；

（六）法律援助指派通知书；

（七）法律服务机构批办单；

（八）授权委托书；

（九）羁押通知书、起诉书等证明案件正处于刑事诉讼中的法律文书； 

（十）出庭通知书；

（十一）调查材料；

（十二）会见被告人、委托人、证人笔录；

（十三）集体讨论记录（重大、疑难案件）；

（十四）庭审笔录；

（十五） 辩护词、代理词或者其他材料文书；

（十六）起诉书、判决书、裁定书、调解书或者其他法律文书；

（十七）法律援助案件结案报告表；

（十八）案件补贴支付凭证；

（十九）其他应当立卷归档的材料。

第十二条 仲裁、行政诉讼及其他非诉讼法律援助案件材料排列顺序参照第十条执行。

第十三条 申请人因对法律援助机构作出的不符合法律援助条件的通知有异议并向司法行政机关提出的，除按照第十条（一）至（六）项顺序立卷外，还应当包括以下材料：

（一）复查申请书；

（二）司法行政部门审查决定；

（三）送达回执。

 第十四条 法律援助机构决定终止法律援助的，应当将受援人要求终止法律援助的书面申请或案件处理机构终止法律程序的法律文书、承办人关于终止法律援助的报告及终止法律援助通知书的送达回执归入案件卷宗中。

更换法律援助承办人员的，应当及时办理案件材料移交手续。

第四章 编目与装订

第十五条 法律援助案卷应按照案卷封面、卷内文件目录、案卷材料、备考表的顺序排列。

第十六条 案卷封面填写。案卷封面应打印或用钢笔、碳素笔正楷填写，要求字迹工整、清晰、庄重、醒目。应有如下内容：

档案编号：由法律援助机构制定（制定方式参见本办法第二十五条）；

案件类型：刑事案件、民事案件、行政案件、非诉讼案件；

案号：填写法律援助案件案号；

收案日期：填写应与本案件受理审批表确定的日期一致；

结案日期：填写应与本案件结案报告表确定的日期一致；     案由：填写申请法律援助案件事项；

受援人：填写申请法律援助的个人姓名；

承办单位：填写承办法律援助律师所属律师事务所或法律援助机构名称；

承办人员：填写承办法律援助案件人的姓名；

审理机构：填写案件审理机构；

主办人：填写审理机构主办人姓名；

审结案号：填写案件审理机构编制的案号；

审级：填写案件审理机构的审级；

案件办理结果：填写案件审理或办理结果；

立卷人：填写案卷立卷人的姓名；

归档时间：填写案件办结后归档的具体日期；

保管期限：填写法定的保存时间。如保存时间为30年的，填30年。

第十七条 卷内材料除空白页外，凡载有文字、图表等信息的正反面均应编页码。页码应标注在材料正面的右上角，背面的左上角，一律使用阿拉伯数字。案卷封面、卷内目录、备考表不编页码。

第十八条 卷内目录填写。采用表格式，表格内容设顺序号、文件材料名称、日期、页号和备注五栏。顺序号即卷内文件材料的顺序号，一份文件编1个号；文件材料名称即文件材料的标题，是卷内目录的主要部分；日期即文件材料的生效日期或落款日期；页号即卷内文件材料所在的页码，填写每份文件材料的起止页码。如第一份文件材料有10页，填写“1-10”；第二份文件材料有6页就填写“11-16”，以此类推。

第十九条 备考表应填写卷内需要说明的情况及立卷人和检查人的姓名。

第二十条 装订前应当做好对法律援助案件材料的检查。已破损的材料应修补。字迹模糊或易褪变的材料应复制并与原件一并归档。归档材料应统一为A4纸规格。

第二十一条 案卷应当采用三孔一线左侧装订，卷内材料左下对齐装订，案卷装订不得遮压字迹或画面。

第五章 接收和管理

第二十二条法律援助人员应当在法律援助事项办结后60日内整理、装订立卷，经案件承办机构主要负责人审核后交法律援助机构集中统一保管。与案卷有关的电子文件或者有关证物应当随纸质案卷一并移交。

第二十三条 案卷移交时应当办理移交手续，建立移交台账。移交登记内容包括：时间、案卷名称、案卷页码、移交人和接收人签字、备注等。

第二十四条 档案管理人员接收案卷时，应当按照立卷归档的要求进行验收，验收合格后办理归档手续，并在案卷封面左上角填写档案编号，放入专门的档案柜保管。

第二十五条 档案编号结构为：全宗号-案件类别·年度-保管期限-案卷号。

全宗号为法律援助机构所属司法行政机关档案全宗号；

案件类别填写法律援助案件所属类型，如刑事、民事、行政、非诉讼；

年度为案卷形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2014”；

保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以“Y”、“D30”、“D10”标识；

案卷号为每一案卷在年度、保管期限下排列的顺序号，依法律援助机构收到案件卷宗的顺序编号。

第二十六条 法律援助机构应编制案件档案卷宗目录。

第六章 案件档案的管理

第二十七条 法律援助机构应设置档案专用库房或专用箱柜保管档案，做到“八防”，即防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防腐蚀、防尘，管理人员应当经常对档案保存情况进行检查，确保档案的完整与安全。

第二十八条 法律援助机构应建立法律援助档案借阅制度和档案借阅登记簿。借阅档案必须履行审批和登记手续，并限定借阅期限。凡涉及国家机密和个人隐私的档案，根据相关法律规定借（查）阅。

第二十九条 档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人秘密。不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围，不得向他人泄露档案的内容。

第七章 案件档案的保管期限

第三十条 法律援助案件档案的保管期限规定为永久和定期两种。

凡具有长远查考利用价值的法律援助档案，列为永久保管。

凡在较长时间内具有查考利用的，划定为30年；凡在较短时期内具有查考利用价值的，划定为10年。    

第三十一条 法律援助案件档案的保管期限，从该项法律事务办结和终止后的下一年算。

第三十二条 具体的保管期限，参照省司法厅制定的《云南省法律援助案件档案保管期限表》确定（见附件）。

第八章 案件档案的鉴定、销毁与移交

第三十三条 保存到期的案件档案，应当进行认真鉴定。鉴定由法律援助机构负责人、档案管理人员和法律援助人员组成鉴定小组共同进行。

第三十四条 对经鉴定有保存价值的案卷，应当延长保管期限继续保存；确无保存价值的案卷应造册登记，连同销毁请示一并报同级司法行政机关书面批准后，交当地保密部门统一销毁。销毁清册永久保存。

第三十五条 各级法律援助机构应当按照国家有关规定，定期向同级国家档案馆移交法律援助案件档案。

第九章 附则

第三十六条 本办法由云南省司法厅负责解释。

第三十七条 本办法自印发之日起实施。

附件

云南省法律援助案件档案保管期限表

一、刑事类

（一）具有下列情形之一的永久保管： 1.普通刑事案件判处十五年以上的案件；2.能反映一定的社会历史情况并有代表性的或有重大影响或对研究法律援助业务有重大参考价值的典型案件；3.重大涉外案件；4.对案件的定罪量刑，法律援助人员有重大不同意见的案件；5.其他需要永久保管的案件。

（二）具有下列情形之一的定期保管30年： 1.普通刑事犯罪判处五年以上不满十五年有期徒刑的案件； 2.一般涉外案件； 3.其他需要长期保管的案件。

（三）具有下列情形之一的定期保管10年： 1.犯罪判处五年以下有期徒刑或给予其他刑事处罚的案件； 2.其他需要短期保管的案件。

二、民事类

（一）具有下列情形之一的永久保管： 1.房屋、土地、山林、水利（水面）等不动产权益纠纷案件；2.反映一定社会历史情况有代表性的案件； 3.在全国、本省范围内有重大影响的　案件； 4.诉讼标的在五十万元以上的案件； 5.较大的涉外案件； 6.对研究法律援助业务有重大参考价值的案件。

（二）具有下列情形之一的定期保管30年： 1.诉讼标的在十万元以上不满五十万元的案件； 2.一般涉外案件； 3.疑难的离婚和离婚涉及子女财产的案件； 4.赡养、抚养案件中需要长期供养生活费的案件； 5.在本地区有重大影响的案件； 6.缺席判决的案件； 7.宣告失踪、死亡的案件。 8.其他需要长期保管的案件。

（三）具有下列情形之一的定期保管10年： 1.一般民事案件； 2.其他需要短期保管的案件。

三、行政类

（一）具有下列情形之一的永久保管： 1.当事人一方是省一级或国家部一级单位的案件； 2.在全国有重大影响的案件； 3.涉及金融、税收、工商、银行、公安等部门的典型案件； 4.其他需要永久保管的案件。

（二）具有下列情形之一的定期保管30年： 1.当事人一方是厅局一级单位的案件； 2.在本地区有重大影响的案件； 3.其他需要长期保管的案件。

（三）具有下列情形之一的定期保管10年： 1.一般行政诉讼案件； 2.其他需要短期保管的案件。

四、非诉讼法律事务类

（一）仲裁代理、涉外类业务及其他非诉讼法律事务档案的 保管期限，参照本期限表第一、二、三、四项规定中最相类似的 条文确定保管期限。

（二）咨询、代书业务档案列为短期保管。

五、其他

（一）凡终止指派、委托的法律援助档案，列为定期保管10年。

（二）对于未规定或者难以明确保管期限的法律援助档案，比照本期限表最相类似的规定提出保管期限意见，由同级司法行政机关批准后执行。