云南省司法厅关于印发《云南省公证机构和公证员执业档案管理办法》的通知

云司证〔2008〕29号

各州、市司法局:

现将《云南省公话机构知公证员执业档案管理办法》 印发给你们，请遵照执行。

                            2008年12月26日

云南省公证机构和公证员

执业档案管理办法

第一条 为加强对公证机构和公证员的监督、指导，规范公证机构和公证员的执业行为，根据《中华人民共和国公证法》和司法部《公证机构执业管理办法》、《公证员执业管理办法》的规定，结合我省公证工作实际，制定本办法。

第二条 公证执业档案是司法行政机关对公证机构设立、变更、备案、执业年度考核、奖罚和对公证员任免， 执业年度考核、奖惩、监督检查情况等直接形成的，以文字形式表现的历史记载，是反映公证机构和执业公证员从业状况的专门档案。

第三条 公证执业档案分公证机构执业档案和公证员执业档案，公证机构和执业公证员执业档案应当分别建立。

第四条 公证执业档案实行分级管理。公证机构的执业档案由州、市司法行政机关建立和管理，公证员的执业档案由主管司法行政机关建立和管理，省级司法行政机关负责指导、监督，定期或不定期开展检查。

第五条 公证执业档案的建立和管理是公证管理工作的重要组成部分，各级司法行政机关应依法加强管理，以维护公证执业档案的完整与安全。

第六条 公证执业档案的建立和管理工作主要包括档案的收集、整理、保管、统计、利用与管理.

第七条 公证机构执业档案应包括以下内容：

（一）基本情况：公证机构设立批文，有关章程、变更登记事项或备案材料，执业许可证、机构代码证、事业法人登记证（复印件），办公用房权属凭证或租赁合同（复印件），党组织成立的批文，公证人员花名册。

（二）执业情况：公证质量检查记录，撤证情况记录、生效法律文书、公证处理赔情况，公证工作统计年报表，公证行风监督意见或行风测评情况。

（三）考核情况：云南省公证机构年度考核登记。

（四）奖惩情况：执业过错责任追究、违法违纪及查处情况；奖惩文件、材料记录.

（五）其他应记入该档案的材料。

第八条 公证员执业档案应包括以下内容：

（一）基本情况：身份证、学历（位）证、法律执业资格证书或公证员资格证、公证员执业证、涉外公证员资格证、专业技术取称证书（复印件），公证员任命批文（或考核授予公证员资格批文），《公证员任职报审表》、《公证员免职报审表》；担任人大代表、政协委员或其他社会职务的文件材料；

（二）执业情况：对所承办公证事项的投诉、申诉及处理情见记录，《公证员年度考核表》，涉及公证员本人行风监督意见或行风测评情况通报材料；

（三）奖惩情况：涉及公证员本人执业过错责任追究、违法违纪及查处情况、奖励情况记录；

（四）其他应记入执业档案的材料.

第九条 建立公证执业档案主要程序

（一）建立公证机构执业档案先由公证机构收集相关材料，交由主管司法局审查后报州、市司法行政机关审核后正式立卷建档；

（二）理立公证员执业档案先由公证员收集却提供个人相关材料，交由所在公证机构审查后报主管司法局审核后正式立卷建档。

第十条 公证执业档案的管理应明确专人负责，以每个公证机构和公证员为建档单位，分别单独立卷，进行分类编号，并定文档案登记名册。

第十一条 公证执业档案应当实行动态管理，根据公证机构和公证员的执业变动情况及时调整、移交，适时收集、添加有关资料，公证机构应当及时将有关归档资料移交执业档案管理人员。

第十二条 有下列情况之一的，为执业档案工作不合格：

（一）没有按规定建立执业档案的；

（二）文件材料没有及时整理归档的；

（三）档案室存在严重安全隐患的。

第十三条 查阅或调取公证执业档案应经管理档案的司法行政机关负责人批准，法律、法规、规章有规定的从其规定。

第十四条 公证员变更执业机构的，其执业档案移交给变更后的主管司法行政机关，移交笔案应在三个月内完成。

第十五条 各级司法行政机关应当在本规定试行之日起三个月内完成所辖公证机构、公证员执业档案的建立。

第十六条 本办法适用于本省的公证机构和执业公证员。

第十七条 本办法由云南省司法厅负责解释。

第十八条 本办法自下发之日起试行。