第一章 总    则

第一条　为了规范行政复议、行政应诉案件档案管理，提升档案管理工作标准化、规范化、科学化水平，根据《中华人民共和国行政复议法》《中华人民共和国行政诉讼法》《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规的规定，结合本省实际，制定本办法。

第二条　本省各级行政复议机构办理的行政复议案件、行政复议监督案件、行政应诉案件、检察监督答复案件，以及省级行政复议机构办理的国务院行政复议裁决答复案件等材料立卷归档和档案管理，适用本办法。

第三条　本办法所称的行政复议、行政应诉案件档案是指行政复议机构在行政复议、行政应诉相关活动过程中直接形成的，具有保存价值的文书、声像、实物等不同形式的历史记录。

第四条　行政复议机构负责行政复议、行政应诉案件材料的立卷归档和档案管理工作。上级行政复议机构负责对下级行政复议机构的行政复议、行政应诉案件档案工作进行监督、指导和检查。

第五条　司法行政机关应当明确履行档案管理职能的部门或者指定人员负责行政复议、行政应诉案件档案的接收、保管和利用等工作，并为案件档案提供符合相关标准规范的保管场所和设施设备，确保案件档案齐全完整、安全保密、管理规范。

司法行政机关应当依法加强行政复议、行政应诉案件电子档案信息化建设，积极推进案件电子档案管理信息系统的建设。

第六条　司法行政机关、档案主管部门依据各自职责负责监督、指导本行政区域内的行政复议、行政应诉案件档案工作。

第二章 材料收集

第七条　行政复议机构在收到行政复议申请后，案件承办人应当开始系统收集与本案有关的材料，着手立卷并同步开展办案系统数据录入和案件材料上传等工作。结案后，应当认真检查全案材料是否收集齐全。

第八条　需要手写的文字，应当采用字迹耐久、不易褪色的碳素、黑色钢笔或者签字笔书写，字迹要工整、清晰、规范。需要打印的行政复议、行政应诉案件材料，应当符合排版规范。

第九条　凡作为认定行政复议、行政应诉案件事实且能附卷保存的物证均应当归档，无法装订的可以装入证物袋内，同时在证物袋上标注其名称、数量、特征和来源。不能附卷的物证，应当另行存放，并填写档案互见信息。

第十条　下列材料不归档：

（一）与本案无关的材料；

（二）内容相同的重份材料以及行政复议、行政应诉文书最终修改稿以外的历次过程稿、各次校对稿；

（三）已存有原件的复制件；

（四）常用法律、法规、规章、司法解释及规范性文件的复制件；

（五）其他无查考利用价值的材料。

第三章 编目整理

第十一条　行政复议、行政应诉案件档案，按照年度区分、分别立卷、一案一号、一案一卷或者一案多卷、一卷一档号的原则立卷。立卷归档应当与办案系统信息维护、档案数字化等工作相互衔接、同步推进。

第十二条　行政复议案卷根据情况可以分立外卷和内卷。内卷封面应当与外卷对应，并分别在案卷封面上方右侧标注“外卷”“内卷”字样。外卷主要存放行政复议过程中对外提供的法律文书、主要证据等材料。其余法律文书、证据以及在办案过程中产生的审批、请示、报告、意见、建议等内部材料存放内卷。

下列类型案件可以不分内外卷：

（一）作出不予受理行政复议申请决定案件；

（二）行政复议监督案件；

（三）国务院行政复议裁决答复案件；

（四）行政应诉案件；

（五）检察监督答复案件；

（六）其他案件材料较少且无不宜对外公开材料的案件。

第十三条　行政复议、行政应诉案卷由封面、卷内目录、卷内材料、证物袋、备考表、封底组成。

案卷封面的内容包括：案号、案由、当事人基本信息、承办人、收案日期、受理日期、结案日期、审理结果（裁判结果）、档号等。案由、审理结果（裁判结果）要用简明、准确的法律术语填写，当事人应当注明全称。案卷封面需要加盖归档章或者填写归档章相关信息。

卷内目录排列在卷内材料之前，由序号、文号、题名、页号、备注等项目组成，按卷内材料排列顺序逐件填写或者采取打印的方式制作。卷内目录除最后一件需要填写起止页号外，其余只填起始页号。

备考表置于卷内材料之后或者印制在案卷封底。

第十四条　行政复议案卷封面案号结构为：行政复议机关简称（由地名简称与行政复议机关名称结合组成）、行政复议标识字、收到行政复议申请的年份（由六角符号与数字组成）、顺序号（为数字且左侧不使用0补齐位数）并以“号”字结尾。

行政应诉案卷封面案号以人民法院应诉通知书文号为准。

第十五条　档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-案卷号。

第十六条　行政复议、行政应诉案件档案的保管期限为永久、定期两种，从案件档案形成之日起算。

凡具有长远查考和利用价值的档案，保管期限为永久（保管期限代码为Y）。

凡在一定时期内具有查考和利用价值的档案，保管期限为定期，其中重要程度较高的为定期30年（保管期限代码为D30），重要程度一般的为定期10年（保管期限代码为D10）。

第十七条　下列行政复议、行政应诉案件档案的保管期限应当列为永久：

（一）与自然资源使用权、所有权有关的；

（二）涉及民族、宗教内容的；

（三）涉及企业经营权、股权以及企业兼并、分立、改制、上市的；

（四）涉及各类民事主体重大不动产权益的；

（五）重要组织的撤销、变更、设立、改组等事宜和其他与财产权、身份权有关的；

（六）在本地区、本单位有重大影响的；

（七）重大涉外案件；

（八）具有代表性、典型性和研究讨论价值的，或者编入指导性案例的；

（九）新类型、新领域案件，以及案件法律适用问题、事实认定问题有重大争议的；

（十）其他需要永久保管的案件档案。

第十八条　下列影响时效性短、影响面小、利益冲突小的行政复议、行政应诉案件档案，保管期限为定期10年：

（一）适用简易程序审理的案件；

（二）行政不作为未造成重大损害后果的；

（三）作出不予受理行政复议申请决定的；

（四）其他适合短期保管的。

保管期限为永久或者定期10年以外的案件档案，保管期限为定期30年。

第十九条　整理、装订、立卷应当在结案后及时完成。每卷需要在不同档案门类相应保管期限的归档案卷目录上进行登记以确定案卷档号。归档案卷目录按年区分档案门类和保管期限装订成册。

第二十条　整理卷内材料应当注意下列事项：

（一）已破损的文书材料应当按要求进行修复，字迹模糊或者易退变的应当复制，原件应当置于复制件前面；

（二）大于A4标准规格的纸张应当折叠，小于A4标准规格的纸张应当托裱；

（三）需要附卷保存的信封，要打开展平加贴衬纸，邮票不得撕揭，邮戳不得覆盖。采用电子送达方式送达的，应当将电子送达详情页截图打印件归档，截图应当清晰、完整、大小适中；

（四）票据加贴衬纸时要平铺粘贴，一页纸上粘贴多张票据时，应当防止重叠遮盖，并在空白处注明此页粘贴票据张数；

（五）非国家通用语言文字材料应当附上规范译文；

（六）案件材料上的金属物必须剔除，以防锈蚀。

第二十一条　卷内材料按照下列原则排列：

（一）按照实际办案程序和材料形成时间，兼顾文书之间的有机联系进行排列；

（二）文书材料在前、证据材料在后，正件在前、附件在后。

第二十二条　卷内材料统一编制页号，以有效内容的页面为一页，卷内目录、备考表和证物袋不编制页号。卷内材料按排列顺序，用阿拉伯数字逐页编制页号，页号分别标注在文件正面右上角和背面左上角的空白位置。

第二十三条　卷内材料涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私的,需要在案卷封面上方左侧进行标注。

秘密的确定、变更和解除，依照《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关法律、法规的规定执行。

第二十四条　行政复议、行政应诉案件档案盒采用无酸纸制作，其外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm等。

第二十五条　行政复议、行政应诉案件涉及的照片、音像等档案材料，可以随卷装盒，不能装盒的另行整理保存，并填写档案互见信息。

第四章 保管利用

第二十六条　行政复议、行政应诉案件档案实行集中统一管理，任何单位和个人不得拒绝归档、据为己有或者擅自销毁。

第二十七条　行政复议、行政应诉案件档案应当在结案的下一年度归档时点移交本单位档案管理部门或者档案工作人员，原则上一年移交一次。档案工作人员对行政复议、行政应诉案件档案逐项检查验收后，办理交接手续。

第二十八条　档案工作人员应当按照档案管理要求做好行政复议、行政应诉案件档案防盗、防火、防水、防潮、防有害生物、防高温、防强光、防尘、防污染等保护工作，并严格遵守保密规定，履行保密义务，不得泄露国家秘密、工作秘密、商业秘密和个人隐私。

第二十九条　已经归档的行政复议、行政应诉案件档案不得擅自增添或者抽取卷内材料。确需增减材料的，经本单位档案管理部门和案件承办部门负责人同意后，按立卷要求办理，并在备考表中注明。

第三十条　司法行政机关工作人员因工作需要，经本单位案件承办部门负责人同意，可以查阅本单位与其工作相关的行政复议、行政应诉案件档案。

上级行政复议机构可以查阅下级行政复议机构的行政复议、行政应诉案件档案。

其他国家机关因工作需要，持单位介绍信和经办人合法有效证件，经档案所在司法行政机关档案管理部门和案件承办部门负责人同意并报分管领导审批，可以查阅非涉密行政复议案件档案外卷、行政应诉案件档案有关内容。

第三十一条　查阅行政复议、行政应诉案件档案应当在指定的场所进行。

第三十二条　查阅行政复议、行政应诉案件档案时，不得在档案材料上涂改、剪裁、圈点、画线、折叠、拆除，更不得损毁、篡改、伪造档案中的材料。

第三十三条　经协商同意，司法行政机关可以向同级国家综合档案馆移交行政复议、行政应诉案件档案。

第三十四条　行政复议机构委托档案整理、数字化加工等服务时，应当按照合法、安全、保密、可控的原则，选择依法设立的具有相应资质和服务能力的受托方，签订委托协议和保密协议，约定服务范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督，保障服务质量，确保档案安全。

第五章 鉴定销毁

第三十五条　行政复议机构应当定期对本单位保管的过期的行政复议、行政应诉案件档案进行鉴定。经鉴定仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并作出标注。经鉴定需要销毁的档案，应当按规定予以销毁。

第三十六条　涉密档案的销毁应当符合保密法律、法规和相关标准规范。

第六章 档案信息化

第三十七条　行政复议机构应当按照有关电子档案的要求做好行政复议、行政应诉案件电子文书材料的归档、保管、利用、移交等工作，确保案件电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。

第三十八条　通过在线办理方式形成的符合有关要求的行政复议案件电子文书材料可以采用电子形式归档，行政复议案件电子档案与传统载体行政复议案件档案具有同等效力。

行政复议机构提供的行政复议案件电子档案经打印输出的纸质件，加盖行政复议机构印章后，具有与案件档案原件同等的证明力。

第三十九条　鼓励和支持行政复议机构按照有关规定对传统载体案件档案数字化，并长期保存备查。

第七章 监督检查和法律责任

第四十条　司法行政机关应当配合档案主管部门依法组织开展的档案检查，对存在行政复议、行政应诉案件档案安全隐患的，应当及时采取措施，消除案件档案安全隐患。

第四十一条　违反相关法律法规和本办法的规定，发生拒绝归档或者造成行政复议、行政应诉案件档案丢失、损毁、失真、泄密，或者有其他损害档案实体和信息安全行为的，应当追究相关部门、机构和人员责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第八章 附    则

第四十二条　其他行政机关办理的行政应诉案件材料立卷归档和档案管理，可以参照本办法执行。

第四十三条　本办法自2025年7月1日起施行。

附件：1.行政复议案卷封面参考样式

2.行政应诉案卷封面参考样式

3.卷内目录（参考样式）

4.案卷排序参考

5.备考表（参考样式）

6.盒脊盒底参考样式

7.归档案卷目录（参考样式）

附件1

行政复议案卷封面参考样式

附件2

行政应诉案卷封面参考样式

附件3

卷 内 目 录（参考样式）

附件4

案卷排序参考

一、行政复议案卷

（一）外卷

1.案卷封面；

2.卷内目录；

3.接收行政复议申请材料回执、行政复议申请转送函等表明案件来源的材料；

4.行政复议申请书或者口头申请行政复议笔录及相关材料（身份证明、授权委托手续、代表人推选书及证据材料等）；

5.补正行政复议申请通知书；

6.延长补正期限申请书；

7.延长或者不同意延长补正期限通知书；

8.补正后的行政复议申请书及相关材料（身份证明、授权委托手续、代表人推选书及证据材料等）；

9.逾期未补正行政复议申请材料情况记录表；

10.行政复议告知书；

11.适用简易程序申请书；

12.征求适用简易程序审理意见工作记录；

13.行政复议申请受理通知书；

14.行政复议答复通知书；

15.行政复议答复书及相关材料（身份证明、授权委托手续及证据材料等）；

16.第三人参加行政复议申请书；

17.第三人参加行政复议通知书；

18.不同意参加行政复议申请通知书；

19.第三人意见书及相关材料（身份证明、授权委托手续及证据材料等）；

20.提级审理通知书、提级审理案件转送函；

21.行政复议听取意见工作记录；

22.行政复议调解申请书；

23.行政复议调解笔录；

24.行政复议调查函、委托调查函、调卷函、委托鉴定函；

25.调查取证材料（勘验笔录、调查笔录、询问笔录等）；

26.行政复议补充证据通知书；

27.行政复议阅卷申请书；

28.行政复议阅卷通知书；

29.行政复议相关材料查阅复制登记表；

30.停止执行行政行为申请书；

31.行政复议期间停止执行行政行为通知书；

32.不予支持停止执行请求通知书；

33.转为普通程序审理通知书；

34.行政复议听证申请书；

35.行政复议听证通知书；

36.行政机关负责人参加听证通知书；

37.行政机关负责人参加听证身份证明及相关材料；

38.行政复议听证笔录；

39.撤回行政复议申请书；

40.不准予撤回行政复议申请通知书；

41.延期审理通知书；

42.中止行政复议审理通知书；

43.恢复审理通知书；

44.行政复议附带审查转送函、答复通知书；

45.关于行政复议附带审查转送处理意见的回函、行政复议附带审查答复书；

46.行政复议和解协议；

47.行政复议调解书；

48.行政复议机关作出的决定书；

49.行政复议意见书；

50.行政复议意见书的回复材料；

51.行政复议建议书；

52.行政复议建议书的回复材料；

53.行政复议更正告知书；

54.行政复议抄告函；

55.行政复议责令履行通知书、行政复议约谈工作记录；

56.送达地址确认书、各类文书的送达回证（回执）及相关送达凭证；

57.强制执行申请书；

58.其他需要入卷的材料；

59.备考表（封底）。

（二）内卷

1.案卷封面；

2.卷内目录；

3.案件阅办单；

4.补正行政复议申请通知书审批材料；

5.延长或者不同意延长补正期限通知书审批材料；

6.行政复议告知书审批材料；

7.行政复议申请受理审批材料；

8.不同意参加行政复议申请通知书审批材料；

9.关于报请提级审理的请示、提级审理通知书、继续审理通知书、提级审理案件转送函审批材料；

10.行政复议调查函、委托调查函、调卷函、委托鉴定函审批材料；

11.行政复议补充证据通知书审批材料；

12.行政复议阅卷通知书审批材料；

13.行政复议期间停止执行行政行为通知书审批材料；

14.不予支持停止执行请求通知书审批材料；

15.转为普通程序审理通知书审批材料；

16.行政复议听证通知书审批材料；

17.行政机关负责人参加听证通知书审批材料；

18.不准予撤回行政复议申请通知书审批材料；

19.行政复议案件讨论记录及会议纪要；

20.行政复议（咨询）委员会咨询意见；

21.行政复议案件请示、报告、处理建议及批复相关材料；

22.延期审理通知书、中止行政复议审理通知书、恢复审理通知书审批材料；

23.行政复议附带审查转送函、答复通知书审批材料；

24.行政复议调解书审批材料；

25.行政复议机关作出决定书的审理报告；

26.行政复议机关作出决定书审批材料；

27.行政复议意见书审批材料；

28.行政复议建议书审批材料；

29.行政复议更正告知书审批材料；

30.行政复议抄告函审批材料；

31.行政复议责令履行通知书审批材料；

32.强制执行申请书审批材料；

33.违法事实、犯罪线索移送材料和处分建议及其审批材料；

34.其他不宜对外公开的材料；

35.证物袋；

36.备考表（封底）。

上述行政复议法律文书名称供参考，最终以司法部印发的行政复议文书示范文本名称为准。

二、行政应诉案卷

（一）一审

1.案卷封面；

2.卷内目录；

3.案件阅办单；

4.原告起诉状及附件；

5.原告提交的证据材料；

6.应诉通知书、合议庭组成人员告知书及相关材料；

7.举证通知书；

8.行政应诉案件拟办意见及审批材料或者体现案件转办等程序性文书；

9.答辩状及相关材料（身份证明、授权委托手续及证据材料等）；

10.其他向人民法院提交的材料(管辖权异议申请、延期举证申请、延期开庭申请等)；

11.开庭传票；

12.行政机关负责人出庭应诉通知书；

13.行政机关负责人出庭应诉身份证明及相关材料；

14.判决书、裁定书、调解书；

15.其他需要入卷的材料；

16.证物袋；

17.备考表（封底）。

（二）二审

1.案卷封面；

2.卷内目录；

3.案件阅办单；

4.上诉状副本；

5.二审新证据；

6.应诉通知书、合议庭组成人员告知书及相关材料；

7.举证通知书；

8.行政应诉案件拟办意见及审批材料或者体现案件转办等程序性文书；

9.答辩状及相关材料（身份证明、授权委托手续及证据材料等）；

10.其他向人民法院提交的材料(延期开庭申请等)；

11.开庭传票；

12.行政机关负责人出庭应诉通知书；

13.行政机关负责人出庭应诉身份证明及相关材料；

14.判决书、裁定书、调解书；

15.其他需要入卷的材料；

16.证物袋；

17.备考表（封底）。

行政复议机关提起上诉的二审案件，有关材料顺序可以按照便于查阅、合乎逻辑的原则具体调整。

三、其他

（一）行政复议监督案卷、国务院行政复议裁决答复案卷排列顺序，可以参照行政复议案卷的排列顺序整理。

（二）行政再审应诉案卷以及检察监督答复案卷排列顺序，可以参照行政应诉一审、二审案卷的排列顺序整理。

（三）经行政复议后的行政应诉案卷，由行政复议机构、原行政行为机关各自整理归档。

附件5

备  考  表（参考样式）

附件6

附件7

归档案卷目录（参考样式）

全宗号（名称）：                                  年度：              档案门类：                    保管期限：